№19 - ревизия и архивирование смет, актов кс-2 и объектов
Мы рекомендуем
Smeta.RU версия 11
Новейшая версия сметной программы
Цена: от 15 000 р.
Курс по программе Smeta.RU
Обучим составлению смет в программе
Цена: от 10 320 р.
Семинар «Smeta.RU версия 11»
Углубленное изучение возможностей Смета.РУ версии 11
Цена: от 5 000 р.

Как известно, составить смету это полдела – пройти экспертизу или чтобы ее принял заказчик – оставшиеся полдела. Заказчики/экспертиза зачастую не принимают сметы десятки раз и возвращают на доработку или изменение. А апогеем ситуации будет то, когда заказчик скажет «а давайте как было в третий раз сделаем уже и забудем». И сиди вспоминай, как было в третей версии сметы, а после этого еще и приводи к этому виду.

"Начинающим" сметчикам приходится постоянно переделывать смету. Опытные же сметчики всегда делают копии объектов, однако и это не самый удобный вариант, т.к. возникает проблема с путаницей – посмотрите на примере:

проблема с путаницей

Сегодня я расскажу об очередной полезной функции Smeta.RU - "Ревизия". Благодаря этой функции сметчик может вести историю изменений сметной документации, а также быстро возвращаться к любому этапу.

Обратите внимание, что все примеры и инструкции я пишу в самой свежей версии Smeta.RU (на момент написания статьи это 10.1.0.2). В устаревших версиях многие действия могут отличаться, а некоторые функции и вовсе отсутствовать, поэтому я рекомендую обновить Смету ру до актуальной версии.

Что такое Ревизия в Smeta.RU

Ревизия - это новая функция программы Смета.ру, позволяющая контролировать изменения на всем протяжении процесса разработки проектно-сметной документации - вести историю изменений и создавать архивные копии объектов, локальных смет и актов выполненных работ КС-2, с возможностью возврата к любой из сохраненных архивных копий.

Включается этот механизм в общих параметрах программы, на вкладке "Администрирование". После его включения, в параметрах объекта, локальной сметы и актов КС-2 появится дополнительный раздел - "Ревизия":

Ревизия

Как пользоваться ревизированием в Смете.ру

1. Статус

Во-первых, можно изменять состояние документа. Доступны следующие состояния:

  1. Для объектов
    • Новый - начальное состояние. В этом состоянии объект находится до тех пор, пока в проектную смету не будет добавлена хотя бы одна сметная строка или элемент структуры (локальная смета, раздел);
    • В разработке - в этом состоянии объект находится до тех пор, пока хотя бы одна локальная смета находится в состоянии, отличном от "Разработка завершена";
    • Разработка завершена - в этом состоянии объект находится в том случае, если все локальные сметы находятся в состоянии "Разработка завершена".
  2. Для локальных смет
    • Новая - начальное состояние. В этом состоянии локальная смета находится до того момента, пока не изменятся ее параметры, либо в нее не будет добавлена хотя бы одна сметная строка или раздел;
    • В разработке - в этом состоянии локальная смета находится до тех пор, пока пользователь не подтвердит факт разработки;
    • Разработана - пользователь подтвердил разработку;
    • Проверена - пользователь проверил и подтвердил правильность;
    • На доработку - пользователь проверил и отклонил;
    • Разработка завершена - пользователь подтвердил завершение работ по локальной смете.
  3. Для актов КС-2
    • Новый - начальное состояние. В этом состоянии акт находится сразу после создания;
    • В разработке - в этом состоянии акт находится до тех пор, пока пользователь не подтвердит факт разработки;
    • Разработан - пользователь подтвердил разработку;
    • Проверен - пользователь проверил и подтвердил правильность;
    • На доработку - пользователь проверил и отклонил;
    • Разработка завершена - пользователь подтвердил завершение работ по акту.

Контроль изменения состояний проектно-сметной документации возможен с применением администрирования прав пользователей. Настройка прав осуществляется только пользователем Администратор и включает в себя настройку изменения состояний объекта, локальной сметы и акта выполненных работ КС-2.

Подробнее о функции администрирования прав доступна я расскажу в одной из следующих статей. Подпишитесь на новости, чтобы не пропустить!

Изменить состояние проще всего в параметрах, в разделе "Ревизия". В параметрах ЛС и КС-2 достаточно просто выбрать состояние из списка и применить его. В параметрах объекта нужно выбрать локальную смету, а затем применить новый статус:

применить новый статус

История изменений

Подробная история изменения статусов доступна там же, в ревизии:

история изменения статусов

как видите, все вполне понятно. Сразу видно, когда смету правили, когда проверяли... На мой взгляд тут не хватает только возможности оставлять свои комментарии. Например, указывать какие именно изменения вносятся... Но не всё сразу, разработчики наверняка введут эту функцию в будущих обновлениях.

2. Архивирование

Во-вторых, можно создавать архивные (резервные) копии как отдельных документов (ЛС и КС-2), так и всего объекта вместе с его параметрами. Архивирование желательно делать перед любыми изменениями в документе. Конечно, не нужно архивировать смету перед каждым изменением объема в расценке. А вот перед удалением разделов, или изменением параметров объекта (например, назначением новых индексов) создание копии очень даже рекомендуется. Создать копию можно прямо в процессе работы, в параметрах:

создание копии

Восстановление

Восстановление из копии доступно на вкладке "Содержание" в секции "Архивные копии".

Восстановление из копии

Здесь можно просмотреть архивную копию (т.е. например, посмотреть расценки в смете), просмотреть параметры копии, ну и восстановить данные.

Возможно 3 варианта восстановления:

  1. Восстановление всего объекта. Создается новый объект со всем содержимым из архивной копии объекта (параметры, структура, исполнительная документация...);
  2. Восстановление акта. При восстановлении акта КС-2 из архивной копии, восстановленный архив всегда заменяет собой текущую версию акта;
  3. Восстановление ЛС. При восстановлении локальной сметы из архива, предоставляется возможность выбора, в каком режиме следует произвести восстановление: добавить как новую или заменить исходную.

Подведем итоги

Сегодня мы с вами познакомились с очередной полезной функцией Сметы.ру. Надеюсь всё было понятно и "Ревизия" станет для вас хорошим помощником. Если же у вас остались вопросы - наши специалисты технической поддержки Смета.ру готовы помочь.

А на сегодня у меня всё. Подписывайтесь на новости, чтобы не пропустить следующую статью. Впереди еще 31 обзор!

 доб. 131

Автор статьи:

Рубцов Владимир Николаевич,
Разработчик интернет-проектов компании Дженерал Смета.

support@gensmeta.ru | +7(495)369-97-69 доб. 131

Специальное предложение по обучению сметчиков
Позвоните по телефону +7 (495) 369-97-69
или оставьте заявку
Укажите Ваше имя на русском языке
Укажите контактный телефон
с условиями Соглашения на обработку персональных данныхНужно принять пользовательское соглашение
все поля обязательны к заполнению
Курс смета.ру