Функция №47 – Справочник организаций в Смете.ру
Мы рекомендуем
Smeta.RU версия 11
Новейшая версия сметной программы
Цена: от 15 000 р.
Курс по программе Smeta.RU
Обучим составлению смет в программе
Цена: от 10 320 р.
Семинар «Smeta.RU версия 11»
Углубленное изучение возможностей Смета.РУ версии 11
Цена: от 5 000 р.

При создании сметной документации постоянно приходится указывать информацию об организациях (подрядчики, заказчики…) и их сотрудниках (составил, проверил…). Часто мы работаем с одними и теми же организациями, а значит вводим одни и те же данные. Сегодня я расскажу, как в Смете.ру можно упростить этот процесс, используя встроенный Справочник организаций.

Обзор справочника организаций

Справочник организаций – это своеобразная «телефонная книга», в которую сметчик заносит полезные «карточки организаций». Карточки могут содержать как реквизиты компании, так и информацию сотрудниках.

Чтобы открыть справочник организаций необходимо выбрать справочник в меню или в списке справочников менеджера:

Справочник организаций в меню

Выглядит Справочник организаций следующим образом:

Внешний вид справочника

В левой части окна («Структура») содержится список добавленных организаций. Организации можно распределять по папкам с любым уровнем вложенности.

В правой части окна («Список») отображается либо список организаций в папке (если в Структуре выбрана папка), либо данные организации (если в Структуре выбрана организация).

Над окнами «Структура» и «Список» располагается панель инструментов.

Карточка организации

Теперь рассмотрим карточку организации. Для этого в Структуре выбираем любую имеющуюся организацию (по умолчанию в программе добавлено несколько организаций для примера). В правой части окна («Список») отобразится содержимое карточки

Внешний вид карточки организации

Добавление карточки в справочник организаций

Чтобы добавить новую карточку необходимо в Структуре выбрать папку, в которую нужно добавить новую карточку, а затем нажать кнопку «Добавить организацию» на панели инструментов

Добавить организацию

В открывшейся карточке нужно заполнить необходимые данные

Заполнение карточки организации

Заполнить можно все поля, кроме «Начальник». Начальника нужно выбрать из списка должностных лиц, следовательно, сперва его нужно добавить.

Переключаемся на вкладку «Должностные лица» и добавляем необходимых сотрудников с помощью кнопки на панели инструментов, или контекстного меню

Добавить должностное лицо

После добавления должностных лиц возвращаемся в карточку организации и выбираем Начальника из списка.

Начальника можно и не выбирать. Тут вообще обязательных полей нет, разве что название организации нужно указать

После заполнения карточки нажимаем кнопку «Применить». Готово, новая организация добавлена в справочник.

Как это использовать

Теперь переходим в справочник «Объекты» и добавляем новый объект (можно не добавлять, а воспользоваться уже созданными), затем на вкладке «Параметры» переходим в секцию «Должностные лица»

Заполнение должностных лиц в параметрах

У полей «ФИО» и Организация» справа есть кнопка с тремя точками, нажимаем ее и просто выбираем из справочника нужную организацию, или должностное лицо и нажимаем кнопку «Выбрать». Таким образом можно сэкономить некоторое количество драгоценного времени, т.к. единожды занеся Подрядчика в справочник, будет достаточно выбрать его, а не заполнять все строки вручную.

Если хочется еще больше времени сэкономить, тогда рекомендую обратить внимание на «Мастер отчётов». Там заполняются целые шапки и подвалы для документов и автоматически применяются при выборе формы, т.е. даже в параметрах объекта заполнять ничего не нужно. Подробнее о «Мастере отчётов».

Это всё на сегодня. Я прощаюсь с вами до следующего четверга.

 доб. 131

Автор статьи:

Рубцов Владимир Николаевич,
Разработчик интернет-проектов компании Дженерал Смета.

support@gensmeta.ru | +7(495)369-97-69 доб. 131

Специальное предложение по обучению сметчиков
Позвоните по телефону +7 (495) 369-97-69
или оставьте заявку
Укажите Ваше имя на русском языке
Укажите контактный телефон
с условиями Соглашения на обработку персональных данныхНужно принять пользовательское соглашение
все поля обязательны к заполнению
Курс смета.ру